Содержание
Система межведомственного документооборота (СМДО) — это государственная платформа, через которую компании и госорганы обмениваются документами в электронном виде. Если вы управляете бизнесом в Беларуси и работаете с государственными учреждениями, рано или поздно вам понадобится подключение к этой системе. В статье разберемся, как это сделать правильно и без ошибок.
Что такое СМДО и для кого это нужно
СМДО — это защищенный канал связи между вашей организацией и государственными органами. Вместо того чтобы ездить в кабинеты и передавать бумаги через приемные, вы загружаете документы в систему, подписываете их электронной подписью, и они автоматически попадают адресату. Все происходит в режиме, близком к реальному времени, с подтверждением доставки.
Проще говоря: это электронная почта для официальных документов, только с юридической силой и строгими требованиями к защите информации.
Кому необходимо подключиться к СМДО
Подключение нужно вашей организации, если вы:
- Работаете с государственными контрактами или поставляете товары и услуги бюджетным учреждениям.
- Подаете документы в налоговые органы, министерства, местные исполкомы в электронном виде.
- Участвуете в государственных тендерах.
- Имеете дело с лицензированием или регулярными согласованиями с госорганами.
- Обязаны предоставлять отчеты и справки в государственные системы.
РеШИМ ВАШИ ПРОБЛЕМЫ за 1 час
Решаем любые IT-задачи: от настройки программ до поддержки инфраструктуры под ключ.
Первую проблему решим бесплатно!
Наши специалисты готовы решить любую, самую сложную проблему бесплатно, чтобы вы поняли уровень нашей компетентности.
70 BYN в час
Единая цена независимо от типа и сложности проблемы. 70% задач решаем за 1 час!
Технические требования и подготовка
Прежде чем подключаться к СМДО, нужно подготовить несколько ключевых элементов: электронную подпись, систему электронного документооборота и защищенный канал связи.
Получение электронной цифровой подписи (ЭЦП)
ЭЦП — это цифровой аналог живой подписи руководителя или другого уполномоченного лица. Именно этой подписью вы будете подтверждать подлинность документов в СМДО.
Средства электронной цифровой подписи для работы в СМДО приобретаются в республиканском удостоверяющем центре ГосСУОК или у его уполномоченных структур. В соответствии с порядком оказания услуг СМДО, ключи оформляются на лиц, уполномоченных подписывать исходящую корреспонденцию от имени организации (директор, его заместители, главный бухгалтер и другие подписанты в рамках внутреннего регламента).
Где оформить ЭЦП:
- В аккредитованных регистрационных центрах (РЦ) при государственных и коммерческих организациях.
- Через центры сертификации, указанные на сайте Национального центра электронных услуг (НЦЭУ).
- Паспорт руководителя
- Учредительные документы (для первичного оформления)
- Заявление по форме РЦ
- На USB-токене;
- На смарт-карте;
- В облачном хранилище (доступ через интернет).
Выбор ВСЭД (внутренней системы электронного документооборота)
ВСЭД — это программное обеспечение, в котором сотрудники готовят, согласуют и отправляют документы, а СМДО выступает внешним транспортом между вашей организацией и госорганами. Подключение к СМДО выполняется не на уровне отдельных компьютеров, а именно на уровне ведомственной системы электронного документооборота.
Для работы со СМДО недостаточно «любой» системы ЭДО. ВСЭД должна входить в официальный перечень систем, интегрированных с СМДО и имеющих заключение о соответствии Формату обмена данными между абонентами СМДО. Список таких решений опубликован на сайте НЦЭУ, и выбирать систему стоит из этого перечня — сюда входят, в том числе, корпоративные решения на базе 1С, специализированные СЭД и отраслевые продукты.
На что обратить внимание при выборе:
| Параметр | Почему это важно | |
| Наличие модуля интеграции с СМДО | Без него система не сможет обмениваться документами через госканал | |
| Поддерживаемые ОС (Windows, Linux и др.) | Система должна стабильно работать на вашем парке компьютеров | |
| Форматы документов (PDF, XML и др.) | Нужно, чтобы форматы соответствовали требованиям госорганов | |
| Облачная или локальная установка | Облако снижает нагрузку на вашу инфраструктуру, локальная установка дает больше контроля | |
| Наличие техподдержки и обновлений | СМДО и форматы документов развиваются, ПО должно успевать за изменениями |
Примеры решений, применяемых в Беларуси:
- Корпоративные системы на базе 1С с модулем СМДО.
- Отраслевые решения, предусмотренные для бюджетных и окологосударственных организаций.
- Облачные сервисы электронного документооборота с поддержкой внешнего обмена через СМДО.
Выбор лучше делать совместно с IT-специалистом или внедренцем, который понимает и ваши бизнес-процессы, и требования к интеграции.
Организация защищенного канала (VPN и GSecTLS)
Для обмена документами через СМДО нужен не просто доступ в интернет, а защищенный канал связи и шифрование на уровне, который одобрен государством.
На практике это выглядит так:
- организуется стабильное подключение к сети Интернет или отдельный VPN‑канал в соответствии с Едиными техническими требованиями общегосударственной автоматизированной информационной системы;
- обязательно настраивается защищенное соединение с использованием сертифицированного средства криптографической защиты GSecTLS, программное обеспечение и документация к которому доступны на сайте НЦЭУ.
Как оформляется VPN‑канал для СМДО
Чтобы получить VPN‑канал под СМДО, организации недостаточно «просто настроить туннель» своими силами. Пользователь формирует электронную заявку на организацию канала связи по форме, указанной НЦЭУ; НЦЭУ обрабатывает ее и направляет в предприятие связи, которое создает и обслуживает VPN‑канал на возмездной основе по отдельному договору.
После заключения договора все вопросы по работе и обслуживанию канала решаются уже напрямую между вашей организацией и провайдером связи, а техническая часть (настройка маршрутов, оборудования, GSecTLS) выполняется IT‑специалистами.
Технические требования к оборудованию
Для стабильной работы понадобится:
- Компьютер или сервер с современным процессором (уровня Intel Core i5 / AMD Ryzen 5 и выше);
- Не менее 8 ГБ оперативной памяти;
- SSD-накопитель для быстрой работы системы;
- Стабильный доступ в интернет;
- Устройство для хранения ключа ЭЦП (USB-токен, смарт-карта или другое указание РЦ).
Практическая подготовка: чек-лист
Перед стартом подключения сформируйте:
- Список госорганов, с которыми вы регулярно обмениваетесь документами.
- Перечень типов документов (отчеты, письма, акты, договоры и т.д.).
- Список сотрудников, которым нужен доступ к системе.
- Перечень рабочих мест, где должна быть установлена ВСЭД.
Пошаговое подключение к СМДО
Когда подготовка завершена, можно переходить к самому процессу подключения.
Этап 1: Подача заявки через Е-Паслуга
Подключение к СМДО формально стартует с электронной заявки в адрес НЦЭУ через портал электронных услуг (Е-Паслуга).
Шаги:
- Руководитель организации заходит в личный кабинет юридического лица на едином портале электронных услуг «Е‑Паслуга» под своей учетной записью со строгой аутентификацией (ЭЦП или ID‑карта);
- В доступных сервисах выбирает услугу, связанную с получением услуг СМДО, и заполняет е‑заявку, указывая данные организации и контакты ответственного лица;
- При необходимости руководитель может делегировать право работы с е‑заявкой уполномоченному сотруднику, имеющему личный ключ, сертификат которого выдан РУЦ ГосСУОК, либо ID‑карту, через механизм делегирования на портале.
После отправки е‑заявки НЦЭУ рассматривает обращение и направляет информацию о дальнейших шагах и параметрах подключения.
Этап 2: Установка и настройка ВСЭД
Параллельно с подачей заявки или сразу после ее одобрения нужно настроить внутреннюю систему.
Основные задачи:
- Установить программное обеспечение ВСЭД на сервер или рабочие станции.
- Подключить модуль интеграции с СМДО.
- Настроить работу с ЭЦП (подключение токена, установка драйверов, проверка сертификатов).
- Настроить роли и права пользователей внутри системы (кто создает, кто согласовывает, кто подписывает).
- Создать шаблоны типовых документов, которые будут уходить через СМДО.
Этап 3: Тестирование в учебной (тестовой) среде
До начала реального обмена документами НЦЭУ обычно предоставляет возможность тестового взаимодействия.
Что стоит протестировать:
- Создание документа в вашей ВСЭД;
- Подписание документа ЭЦП;
- Отправка документа в тестовый контур СМДО;
- Получение статуса «доставлено»;
- Получение тестового входящего документа;
- Корректность журналов и логов (кто что сделал и когда).
Цель этого этапа — убедиться, что:
- Документы «доходят» до нужного адресата;
- Подпись принимается системой;
- Статусы корректно отображаются у вас и у госоргана.
Этап 4: Переход в промышленную эксплуатацию
После успешного тестирования:
- Отправляется уведомление о готовности к работе в боевом режиме (обычно через тот же портал или по указанным каналам связи).
- НЦЭУ переводит ваш контур в рабочий режим.
- С этого момента все документы отправляются и принимаются через действующие каналы СМДО.
- Начинайте с ограниченного набора документов (например, один вид отчетности или типовые письма).
- Постепенно расширяйте перечень типов документов.
- Ведите журнал замечаний и оперативно их устраняйте.
Организационные аспекты
Техническая настройка — только часть задачи. Для устойчивой работы нужно перестроить внутренние процессы.
Назначение ответственных и ролей
Рекомендуется официально закрепить роли:
- Куратор СМДО — основной ответственный за работу системы (часто это секретарь, документовед или IT-администратор)
- Подписанты — лица, которые имеют право заверять документы ЭЦП (директор, заместители, главный бухгалтер)
- Исполнители — сотрудники, которые готовят проекты документов
- Администратор системы — отвечает за настройку прав, подключение новых пользователей, связь с техподдержкой
Внутренний регламент работы с СМДО
Полезно оформить пошаговый порядок действий в виде понятного документа:
Пример последовательности отправки документа:
- Исполнитель готовит проект документа (пояснительную записку, письмо, отчет).
- Согласует текст с руководителем подразделения.
- Передает документ ответственному за документооборот.
- Ответственный загружает документ в ВСЭД, заполняет реквизиты и выбирает адресата в системе СМДО.
- Направляет документ на электронную подпись руководителю.
- Руководитель подписывает документ ЭЦП.
- Система отправляет документ через СМДО, формирует запись в журнале.
- Ответственный отслеживает статус доставки и при необходимости уведомляет исполнителя.
Обучение сотрудников
Без понятного обучения даже хорошо настроенная система будет работать с ошибками.
Рекомендуется:
- Провести базовый тренинг по работе в ВСЭД и принципам СМДО.
- Создать короткие чек-листы по типовым операциям (создать документ, проверить статус, найти входящее письмо).
- Разместить инструкцию во внутреннем портале или общей папке.
- Назначить одного-двух «экспертов» внутри компании, к которым сотрудники могут обращаться с вопросами.
Электронные журналы и учет документов
Даже при использовании ВСЭД важно вести учет отправленных и полученных документов.
Минимальный набор полей:
- Дата и время отправки/получения;
- Наименование документа;
- Адресат/отправитель;
- Номер или идентификатор в СМДО;
- Статус (отправлен, доставлен, отклонен, в работе);
- Ответственный сотрудник.
Актуальные изменения по СМДО
При планировании подключения важно учитывать последние изменения со стороны оператора системы.
- Поддержка формата обмена данными для ВСЭД старой версии 2.1.1 прекращена, поэтому новые подключения должны использовать актуально поддерживаемые форматы.
- Доступ пользователей к ресурсу «Облачное хранилище СМДО» с 1 июля 2024 года закрыт для обмена и хранения информации, поэтому обмен через СМДО строится исключительно через интегрированные ведомственные системы.
FAQ
Вопрос 1: Обязательно ли подключаться к СМДО именно сейчас?
Если вы уже взаимодействуете с госорганами в электронном виде или планируете участвовать в тендерах, откладывать подключение не стоит. С каждым годом больше процедур переводится в цифровой формат, и требования к электронному обмену ужесточаются.
Вопрос 2: Можно ли ограничиться только ЭЦП без ВСЭД?
Формально ЭЦП — это лишь инструмент подписи. Для полноценной работы со СМДО потребуется система, которая умеет:
- Формировать пакет документов;
- Подписывать их ЭЦП;
- Передавать по регламентам СМДО;
- Хранить и учитывать статусы.
Вопрос 3: Сколько времени занимает настройка СМДО?
Срок зависит от готовности инфраструктуры и сложности процессов. Если ЭЦП уже оформлена и выбран продукт ВСЭД, базовую настройку и подключение реально выполнить за несколько недель при слаженной работе команды.
Вопрос 4: Что делать со старыми бумажными документами?
Бумажный архив продолжает жить по текущим правилам вашей организации и требованиям законодательства. Новые документы, отправленные через СМДО, можно хранить в электронном виде, а внутренним регламентом определить, когда и в каких случаях требуется дублирование на бумаге.
Вопрос 5: Могут ли несколько сотрудников подписывать документы?
Да, для этого получают отдельные ЭЦП на каждого уполномоченного сотрудника (например, директора, его заместителя, главного бухгалтера). В регламенте компании и настройках ВСЭД прописывается, кто какие типы документов имеет право подписывать.
Вопрос 6: Что делать при сбоях в СМДО или ВСЭД?
Алгоритм действий:
- Зафиксировать проблему (скриншот, время, описание).
- Проверить состояние своей сети и оборудования.
- Обратиться в техподдержку поставщика ВСЭД или ИТ-аутсорсера.
- При необходимости связаться с НЦЭУ для уточнения статуса СМДО.
Вопрос 7: Как выбрать ВСЭД под нашу компанию?
Ориентируйтесь на:
- Масштаб организации (число пользователей).
- Требования к интеграции с другими системами (бухгалтерия, CRM).
- Наличие сертифицированного модуля СМДО.
- Удобство интерфейса для ваших сотрудников.
Можно ли настроить СМДО своими силами?
Технически это возможно, если:
- В штате есть опытный системный администратор.
- Он знаком с принципами работы ЭЦП и VPN.
- Есть время на изучение регламентов и документации НЦЭУ.
Вопрос 9: Как понять, что система настроена правильно?
Признаки корректной работы:
- Документы стабильно отправляются и получают статусы доставки.
- ЭЦП без ошибок распознается и принимается СМДО.
- Внутренние журналы и логи фиксируют все действия.
- Сотрудники уверенно выполняют свои задачи в системе.
Вопрос 10: Где найти дополнительную информацию и официальные регламенты?
Актуальные регламенты, технические требования и инструкции по работе с СМДО публикуются на ресурсах Национального центра электронных услуг и профильных государственных порталах. Также полезно отслеживать обновления по электронному документообороту в новостях профильных ИТ-компаний и консультироваться с вашими внедренцами.
Если вашей организации нужна помощь с технической частью — от выбора решения до настройки и сопровождения, эту функцию можно передать на ИТ-аутсорсинг. Например, команда Concept Systems берет на себя обслуживание инфраструктуры, настройку сервисов и поддержку пользователей, что упрощает внедрение СМДО для бизнеса.
РеШИМ ВАШИ ПРОБЛЕМЫ за 1 час
Решаем любые IT-задачи: от настройки программ до поддержки инфраструктуры под ключ.
Первую проблему решим бесплатно!
Наши специалисты готовы решить любую, самую сложную проблему бесплатно, чтобы вы поняли уровень нашей компетентности.
70 BYN в час
Единая цена независимо от типа и сложности проблемы. 70% задач решаем за 1 час!
Наши услуги
Услуги системного администратора
Экономия 30–70% по сравнению с наёмом штатного сотрудника. Решение большинства проблем занимает менее 1 часа. Полный пакет услуг: настройка и обслуживание бухгалтерских систем, систем безопасности, операционных систем, програмного обеспечения, прав доступа, серверов и много другое.
создание и администрирование корпоративных сетей
Полный спектр услуг под ключ: планирование и организация, развертывание и конфигурация локальных сетей, поиск и устранение технических неисправностей, создание условий для защищённой работы, полное сопровождение по безопасности и защите данных и много другое.
обслуживание компьютеров
Ежегодная профилактика, установка ПО, замена комплектующих и обслуживание аппаратной части, настройка резервного копирования, разграничение доступа, восстановление информации при сбоях, оптимизация работы сети.
Надёжность
Профессионализм и надежность. Для нас нет не решаемых проблем. Мы всегда на связи, и готовы помочь Вам в любой ситуации. Мы всегда на Вашей стороне. Обратившись к нам, Вы станете не просто нашим очередным клиентом, а станете нашим партнером, интересы которого мы готовы защищать до последнего!
Снизьте издержки на IT инфраструктуру
экономия
от 30 до 70%!
При переходе на аутсорсинговое обслуживание нашей компанией, Вы гарантированно сэкономите от 30 до 70%. Эти цифры мы вывели из опроса более 50 руководителей компаний с которыми мы сотрудничаем.
Экономия
Мы следим, чтобы стоимость наших услуг была для Вас минимальной на рынке. Мы гарантируем, что начав работать с нами, Вы никогда больше не захотите иметь СИС админов в штате! Начните наконец заниматься только своим бизнесом, а его компьютерное обеспечение передайте нам!
связаться с нами
Оставьте свои данные и мы очень быстро свяжемся с вами чтобы обсудить вопросы оказания IT-услуг
Минск, проспект Машерова 17
Могилев, Гомельское шоссе 38
— Бесплатные Сайты и CRM.